Microsoft OneNote: der digitale Notizblock

Im digitalen Zeitalter müssen wir heutzutage mit einer zunehmend immer größer werdenden Informationsflut zurechtkommen. Um diese für sich effizient zu verwalten und dabei nicht den Überblick zu verlieren kann eine enorme Herausforderung darstellen. Mit Microsoft OneNote, einer Software, die auf Computer als eine Art digitaler Notizblock zur Ordnung und elektronischen Nutzung verwendet werden kann, lassen sich Dateien und Dokumente verschiedener Formate in der praktischen Form von einem Notizbuch anlegen. Die Notizen lassen sich in Abschnitte unterteilen, die Seitenelemente verschieben und dadurch beliebig platzieren.


OneNote – Erfassen und Auffinden von Informationen

OneNote Grundlagen Einführung

Tutorial zur Einführung der Grundlagen von OneNote (c) www.vdska.de

Microsoft OneNote wird auch als eine „digitale Erweiterung der eigenen Erinnerung“ bezeichnet. Auf der einen Seite steht das Erfassen und Verwalten von Informationen an zentraler Stelle. Dies kann sowohl Texte, Bilder als auch Audioaufzeichnungen betreffen. Auf der anderen Seite steht auch die Suchfunktion im Mittelpunkt: OneNote ist in der Lage, selbst unstrukturierte Informationen jederzeit wieder aufzufinden. Durch diese Kombination beider Funktionen wird ein Informationsarchiv auf dem eigenen Computer erstellt.



Informationen erfassen

Je besser und nachvollziehbarer das Wissensarchiv strukturiert ist, desto einfacher kann dieses Archiv erweitert und Informationen darin wiedergefunden werden. Als ein klar definiertes und hierarchisches System, um jede Information über Ebenen hinweg zu strukturieren, stehen dem Nutzer folgende Elemente zur Verfügung:

  • Notizbücher
  • Abschnittsgruppen
  • Abschnitte
  • Seiten
  • Unterseiten

Informationen auffinden

Der Prozess der Informationserfassung wird durch eine Suchfunktion erheblich erleichtert. Folgende Inhalte können dabei gefunden werden:

  • maschinengeschriebene Texte
  • Textinformationen in Bildern
  • Handschriftliche Notizen

Eine Einleitung mit einem Tutorial, das die wesentlichen Grundlagen von OneNote näherbringen soll, kann man bereits in den Informationen unter dem Pfad „Alle Programme/Microsoft Office/Microsoft Office OneNote 2013“ finden.


OneNote: Erfassen, Speichern und Freigeben von Daten

Mit OneNote können Screenshots angefertigt werden, die als Bildschirmausschnitte mit all ihren Informationen in das Notizbuch eingefügt werden. Diese Funktion eignet sich zum Erfassen von Momentaufnahmen, aber auch ganze Websites oder Dokumente wie PDFs können damit an einen Notizbuchabschnitt gesendet werden. Eingefügte Inhalte, wie zum Beispiel eine Website-URL, werden automatisch mit ihrer Herkunft verlinkt. So können beispielsweise Informationen zur Kaufabsicht einer neuen Digitalen Spiegelreflexkamera oder Recherchen zum Medienmanagement studieren gesammelt werden.

Videodateien, Texte und Bilder werden übersichtlich in Ordnern gespeichert und sind über Stichwort- oder Sprachsuche leicht und schnell zu finden.

OneNote Häufigste Verwendungen Screenshots

Über den Tab der häufigsten Verwendungen bekommt man einen schnellen Überlick zur regulären Arbeitsweise mit OneNote (c) www.vdska.de

Über die Netzwerkfreigabe lassen sich sämtliche Dateien problemlos mit anderen Nutzern teilen oder an andere Geräte senden. OneNote synchronisiert Notizen auf Windows PCs, Macs sowie Freihandeingabegeräte wie Tablets und Smartphones mit Android oder iOS-System. Für die neuen Apple Produkte wurde Microsoft OneNote ebenfalls schon optimiert: Hier geht es zur neuen Version von OneNote für das neue iOS 8.

Die Anwendung ist in die gängigen Microsoft Office Programme wie Word, Excel, PowerPoint oder Outlook integriert. Dokumente und Dateien aus diesen Programmen können bequem zum Notizblock hinzugefügt werden. Das Office online ist in fast jedem Browser nutzbar.


Aufbau der Startseite von OneNote

  • Navigationsleiste: Zugriff auf einzelne Notizbücher, Abschnittsgruppen und Abschnitte
  • Inhalte: aktuelles Notizbuch mit Inhalten
  • Registerkarten: Wechseln zwischen Abschnittsgruppen und Abschnitten im Notizbuch
  • Seitenregister: Alle Seiten und Unterseiten des aktuellen Abschnitts


Drei Schritte zur erfolgreichen Nutzung von OneNote

1. Schritt:

    Notizbuch erstellen und Benennung anpassen

  • Notizbuch erstellen, um ein neues Thema anzulegen
  • Benennung anpassen, um Standardnamen zu ersetzen
2. Schritt:

    Inhalte erfassen

  • Texte hinzufügen
  • Verknüpfungen ins Internet oder zu Dokumenten hinzufügen
  • Verknüpfungen innerhalb von OneNote erstellen
  • Bilder und Bildschirmausschnitte hinzufügen
  • Freihandeingabe
  • Audio- und Videoaufzeichnungen hinzufügen
  • Dateien einfügen
  • Randnotizen
3. Schritt:

    Themen weiter unterteilen

  • Abschnitte erstellen
  • Seiten und Unterseiten erstellen


OneNote und Cloud Computing

OneNote Microsoft Laptops

Mehrere Nutzer haben Zugriff auf OneNote Notizen aus der Cloud

Eine Synchronisation ermöglicht den Zugriff über die OneDrive App auf die Notizen aus der Cloud.

Nach der Freigabe haben damit zugleich auch mehrere Nutzer Zugriff auf die Notizen und können gemeinsam daran arbeiten. Weiterhin sorgen Identifikationsprofile für eine leichtere Zusammenarbeit: Notizbuchänderungen und Überarbeitungen lassen sich über die Autorennamen finden und die letzten Änderungen zur Übersicht chronologisch verfolgen.

OneNote Update 2013

Augenfällig im Vergleich zum letzten Update von 2010 ist in der Version von 2013 die klarere Optik, die die Konzentration auf Ideen einfacher macht. Außerdem kann man zu den geschriebenen Notizen Zeichnungen hinzufügen, radieren, oder selbst mit Finger, Stift oder Maus schreiben. Bei Bedarf werden die Texte automatisch umgewandelt. (Zum Download der neuen OneNote 2013 Version geht es auf dieser Seite.)

Auch neu ist das Einfügen von Excel Tabellen und Visio-Diagrammen, deren Inhalte man nun auch direkt im Notizbuch sehen kann. Hinzu kommt das Freigeben von Inhalten bei Besprechungen, so können Notizen schnell geteilt werden.


Vor- und Nachteile von OneNote auf einen Blick

Neben den genannten Funktionen sind hier noch einmal die wichtigsten Vor- und Nachteile von OneNote auf einem Blick zu sehen.

Vorteile von OneNote

  • rascher Informationsaustausch
  • vereinfachte Zusammenarbeit
  • Zugriff und Kompatibilität der Dateien
  • Änderungen werden automatisch gespeichert
  • Bildschirmausschnitte: OneNote erfasst bei der Suche auch Texte in Bildern und Bildschirmfotos
  • Freihandeingaben werden bei der Suche berücksichtigt

Nachteile von OneNote

  • schwache Übersicht
  • macht nur bei installiertem Office Online von Microsoft Sinn
  • begrenzter Speicherplatz: Bildschirmausschnitte verbrauchen mehr Speicherplatz als reiner Text
  • Audio-Aufzeichnung steht nicht sofort zur Verfügung, sondern muss zunächst im Index erfasst werden (Dauer: etwa 2-3 Stunden)

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